Fast Lane

Unsere vorkonfigurierten Lösungspakete

Fast Lane INVOICE BAU

Eingangsrechnungen vollständig digital bearbeiten mit Rechnungskorrektur und -Controlling

Im Baubereich kommt es regelmäßig zu Kürzungen der Rechnungen von Baufirmen. Soweit der leistende Unternehmer die Rechnungskürzung anerkennt, erfolgt eine „automatische“ Berichtigung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlagen nach §17 UStG. Hierzu bedarf es ausdrücklich keiner Gutschrift von Seiten des leistenden Unternehmers. Ist die Rechnung Bestandteil eines Gewerkes, gilt es natürlich, den Überblick zu behalten, was wurde gezahlt, was gebucht und was ist noch offen. 

Die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung ergibt insbesondere in der Baubranche großen Sinn. Eine Vielzahl der Rechnungen wird gekürzt und muss jeweils in einen Kontext mit der Abschlagsrechnung, den weiteren Rechnungen zum Gewerk und letztlich der Schlussrechnung gebracht werden. Gewerk für Gewerk, Kreditor für Kreditor, Mandant für Mandant! 

Die Lösung Fast Lane INVOICE BAU leistet genau das. Von der Digitalisierung und automatisierten Auslesung der Belege, über die Freigabe durch Projektleiter bis hin zur Buchhaltung und Übergabe an Ihr FiBu-System (z.B. Datev) werden alle Anforderungen an den Rechnungsablauf erfüllt.

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Postalische Rechnungen 
Noch immer treffen häufig Rechnungen per Post ein. Mit Fast Lane INVOICE BAU werden die Belege direkt nach Erhalt gescannt. Im Hintergrund erfolgt im ersten Schritt die automatische Wandlung der Scans in maschinenlesbare PDF Dateien. 

Rechnungen per Email
Lassen Sie sich, wenn möglich, Rechnungen zukünftig per Email an eine festgelegte Empfangsadresse senden. Fast Lane INVOICE BAU ruft die Belege automatisch aus den Email-Anhängen ab und überführt sie direkt in den Rechnungsworkflow. Durch die Übergabe an ein digitales Archivsystem ist das Verfahren DSGVO-konform.

Auslesen der Rechnungen (Capturing / Tagging)
Fast Lane INVOICE BAU enthält mehrere Technologien, um aus Rechnungen – ob gescannt oder per Email erhalten – alle gewünschten Daten, wie Rechnungssteller, Datum, Belegnummer oder Betrag exakt auszulesen. In der Baubranche besonders wertvoll: Die Rechnungspositionen werden ebenfalls ausgelesen und können jede für sich korrigiert werden. 

Verifizierung
Fast Lane INVOICE BAU erzielt ausgezeichnete Trefferquoten in der Belegerkennung. Um dieses hohe Niveau zu erreichen, werden die Belege zusätzlich mit bereits vorhandenen Daten abgeglichen. So werden beispielsweise die Umsatzsteuer-ID, IBAN oder Email-Domain zur Identifizierung des Rechnungsstellers herangezogen und die passenden Gewerke zur Auswahl vorgeblendet. 

Workflow Invoice
Automatisierte digitale Abläufe sorgen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen für extrem kurze Durchlaufzeiten. In den Bearbeitungsschritten werden ausgelesene Daten überprüft, Kontierungen ergänzt und Freigaben erteilt. Bereits in der Basisversion unterstützt Fast Lane INVOICE BAU das 4-Augen-Prinzip ab definierten Schwellwerten. Der hohe Grad der Transparenz ermöglicht den kompletten Überblick zu jedem Zeitpunkt — natürlich unter Beachtung Ihres Berechtigungskonzepts (Unterschriftenregelung). 

Klassifizierung
Fast Lane INVOICE BAU kennt alle bisherigen Rechnungen eines Kreditors zu einem Gewerk. Legen Sie je Rechnung verschiedene Einstellungen fest, wie Nachlass, Einbehalt, Umlage oder Abstrich und Skonto, definieren Sie Zahlungsziele und Bürgschaften, Steuerschuldnerschaft und jeweilige Auftragssumme. 

Korrektur
Fast Lane INVOICE BAU erlaubt die Korrektur jeder einzelnen Rechnungsposition hinsichtlich Menge, Preis und Steuer. Dabei erfordert jede Korrektur eine Bemerkung, um den Vorgang nachvollziehbar zu halten. Die geänderten Werte werden sofort aufsummiert und der Rechnungsbetrag neu berechnet. 

Rechnungscontrolling (Feststellungsvermerk)
Fast Lane INVOICE BAU erstellt zu jeder Rechnung einen Vermerk als eigene PDF-Datei über sämtliche Rechnungszuordnungen und Rechnungsinhalte sowie die relevanten Überträge aus vorherigen Rechnungen zum selben Gewerk des Kreditors. 

Daten und Schnittstellen
Fast Lane INVOICE BAU bereitet die Daten für Ihre führenden Systeme auf und übergibt entsprechende Datensätze an Ihre Finanzbuchhaltung oder das ERP. Das Datev-Datenformat kann für Ihre Anwendungen angepasst werden. 

Mobiler Einsatz
Fast Lane INVOICE BAU können Ihre Projektleiter auch auf der Baustelle einfach nutzen. Sie können über jedes mobile Endgerät auf Rechnungen zugreifen, korrigieren und freigeben. Auch das Anhängen weiterer Dateien, wie Fotos auf den Baustellen, ist mit Fast Lane INVOICE BAU problemlos machbar. 

Sichere Archivierung
Alle Unterlagen und alle Workflows mit ihrer jeweiligen Historie (Bearbeitungsprotokoll) werden im revisionssicheren und per Passwort geschützten Archivsystem entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Dabei liefern wir entweder ein digitales Archivsystem mit oder binden Ihr schon vorhandenes Archiv ein. 

Fast Lane INVOICE BAU – Erweiterungen

Fast Lane INVOICE BAU ist für Sie grundsätzlich gut geeignet aber technisch nicht ausreichend? Die drei Ergänzungen – das Connectivity Kit für weitere Schnittstellen, das Productivity Kit für Zusatzfunktionen und das Database Kit für umfangreiche Auswertungen – bieten das Rüstzeug für viele individuelle Anpassungen.

Die Ergänzungen kommen nicht „Out of the box“ sondern werden individuell vereinbart und konfiguriert. Am Basisprogramm ändert sich dennoch nichts, die gesamte Software bleibt unverändert updatefähig.

Connectivity Kit
Ihre Systemanwendungen benötigen oder liefern Daten zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder in abweichenden Formaten? Das Connectivity Kit stellt Datensätze in benötigter Form zur Verfügung oder verarbeitet diese. Soll während der Verarbeitung auch in der Oberfläche auf weitere Daten zugegriffen werden, ist das Connectivity Kit die Basis des Productivity Kits.

Productivity Kit
Mit weiteren, über den Standard hinausgehenden Funktionen in der Oberfläche oder im Hintergrund kann die Effektivität von Fast Lane INVOICE BAU zusätzlich gesteigert werden.

Database Kit 
Neben der Historie zu jedem Vorgang werden Aktivitäten in eine Datenbank geschrieben und bieten auf Basis von SQL beliebige individuelle Auswertungen der Vorgänge.

In nur 3 Schritten zur individuellen Invoice-Bau-Lösung

Unsere Workflows können fast beliebig angepasst werden und sind auf PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones nutzbar. Auf Basis moderner HTML5-Technologie stehen Ihnen alle Funktionen über jeden aktuellen Browser zur Verfügung.

Leistungsspektrum 
Prüfen Sie, welche angrenzenden Anwendungen bei Ihnen im Einsatz sind und welche Funktionen benötigt werden. Vielleicht haben Sie bereits Beschreibungen von Schnittstellen und Daten-übergaben? 

Workshop
Im Workshop klären wir die Anforderungen der technischen Rahmenbedingungen. Sie erhalten ein Protokoll, in dem detailliert festgelegt ist, wie und zu welchem Zweck Schnittstellen angesteuert werden. 

Einrichtung 
Unsere Profis richten die Anwendung für Sie ein und klären weitere Anforderungen mit Ihrer IT. Alle Funktionen werden intensiv getestet und dokumentiert, so haben Sie ein perfekt funktionierendes System mit individueller Dokumentation zur Erfüllung Ihrer Nachweispflichten. 

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