Fast Lane

Unsere vorkonfigurierten Lösungspakete

Fast Lane INVOICE

Eingangsrechnungen vollständig digital bearbeiten.

Keine Buchung ohne Beleg — und keine Zahlung ohne Rechnung. Um diese Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung mit Papierbelegen stets korrekt einzuhalten und dabei auch noch Skontofristen zu beachten, ist ein hoher Grad an Organisation und Disziplin notwendig – und nicht zuletzt eine große Zahl an Arbeitsstunden. Typische, immer wiederkehrende Engpässe – wie nicht auffindbare Rechnungen oder schleppende Freigabeprozesse – kennt wohl jeder, der mit der Materie vertraut ist.

Bei wenigen Abläufen in Unternehmen sind daher die Vorteile einer Digitalisierung so augenfällig und messbar wie bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Vom strukturierten Einscannen der Belege über automatisches Auslesen aller relevanten Informationen, die Zusammenführung mit anderen Belegen aus unterschiedlichen Quellen, den automatischen Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen, die Prüfung und Freigabe der Beträge bis hin zu einer vollautomatischen Erzeugung eines Buchungssatzes mit Übergabe an die FiBu steuert unser System alle Belege und stellt Ihnen sämtliche Werkzeuge zu einer schnellen und effizienten Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen zur Verfügung.

Selbst eine automatische Datenerfassung bis hinunter zu einzelnen Rechnungspositionen sowie regelbasierte Prüfprozesse können so realisiert werden. Die unmittelbare Folge ist eine spürbare Entlastung aller beteiligten Mitarbeiter und das Ende von verpassten Skontofristen und teuren Überstunden.

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Postalische Rechnungen 
Noch immer treffen häufig Rechnungen per Post ein. Mit Fast Lane INVOICE werden die Belege direkt nach Erhalt gescannt. Im Hintergrund erfolgt im ersten Schritt die automatische Wandlung der Scans in maschinenlesbare PDF Dateien. 

Rechnungen per Email
Lassen Sie sich, wenn möglich, Rechnungen zukünftig per Email an eine festgelegte Empfangsadresse senden. Fast Lane INVOICE ruft die Belege automatisch aus den Email-Anhängen ab und überführt sie direkt in den Rechnungsworkflow. Durch die Übergabe an ein digitales Archivsystem ist das Verfahren DSGVO-konform.

Auslesen der Rechnungen (Capturing / Tagging)
Fast Lane INVOICE enthält mehrere Technologien, um aus Rechnungen – ob gescannt oder per Email erhalten – alle gewünschten Daten, wie Rechnungssteller, Datum, Belegnummer oder Betrag exakt auszulesen. Neben einer vielseitigen und variablen Freiform-Erkennung können zur weiteren Erhöhung der Auslesequalität Formulare angelernt werden. 

Verifizierung
Fast Lane INVOICE erzielt ausgezeichnete Trefferquoten in der Belegerkennung. Um dieses hohe Niveau zu erreichen, werden die Belege zusätzlich mit bereits vorhandenen Daten abgeglichen. So können Umsatzsteuer-ID, IBAN oder Email-Domain zur Identifizierung des Rechnungsstellers herangezogen werden. Das Productivity Kit bietet ergänzend den automatischen Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen. 

Workflow: Invoice
Automatisierte digitale Abläufe sorgen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen für extrem kurze Durchlaufzeiten. In den Bearbeitungsschritten werden ausgelesene Daten überprüft, Kontierungen ergänzt und Freigaben erteilt. Bereits in der Basisversion unterstützt Fast Lane INVOICE das 4-Augen-Prinzip ab definierten Schwellwerten. Fehlerhafte Belege können direkt aus dem Prozess an den Versender zurückgeschickt werden. Der hohe Grad der Transparenz ermöglicht den kompletten Überblick zu jedem Zeitpunkt — natürlich unter Beachtung Ihres Berechtigungskonzepts (Unterschriftenregelung). 

Sichere Archivierung 
Alle Unterlagen und alle Workflows mit ihrer jeweiligen Historie (Bearbeitungsprotokoll) werden im revisionssicheren und per Passwort geschützten Archivsystem entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Dabei liefern wir entweder ein digitales Archivsystem mit oder binden Ihr schon vorhandenes Archiv ein. 

In nur 3 Schritten zur individuellen Invoice-Lösung

Unsere Workflows können fast beliebig angepasst werden und sind auf PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones nutzbar. Auf Basis moderner HTML5-Technologie stehen Ihnen alle Funktionen über jeden aktuellen Browser zur Verfügung.

Leistungsspektrum 
Prüfen Sie, welche angrenzenden Anwendungen bei Ihnen im Einsatz sind und welche Funktionen benötigt werden. Vielleicht haben Sie bereits Beschreibungen von Schnittstellen und Daten-übergaben? 

Workshop
Im Workshop klären wir die Anforderungen der technischen Rahmenbedingungen. Sie erhalten ein Protokoll, in dem detailliert festgelegt ist, wie und zu welchem Zweck Schnittstellen angesteuert werden. 

Einrichtung 
Unsere Profis richten die Anwendung für Sie ein und klären weitere Anforderungen mit Ihrer IT. Alle Funktionen werden intensiv getestet und dokumentiert, so haben Sie ein perfekt funktionierendes System mit individueller Dokumentation zur Erfüllung Ihrer Nachweispflichten. 

Hier geht's zum kostenfreien Beratungsgespräch.

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