Ihr Nutzen

 

Die einzelnen Bereiche Ihres Unternehmens oder Ihrer Verwaltung haben ganz unterschiedliche Vorteile durch den Einsatz unserer digitalen Lösungskomponenten. Diese liegen je nach Betrachtungswinkel eher in der technischen Grundlage, den optimierten Prozessen oder in der Anwendbarkeit der Oberfläche. Im Folgenden aufgeführte exemplarische Situationen mögen diese Sichtweisen und jeweiligen Vorteile unserer Lösung erläutern.

Selbstverständlich kann sich die Situation in Ihrem Umfeld ganz anders darstellen. Damit wir Ihnen auch dann die Vorteile aber auch die jeweilige Wirtschaftlichkeit herausarbeiten können, empfehlen wir Ihnen unsere Prozesskosten-Analyse.

Buchhaltung

„Früher mussten wir aufwändig herausfinden, welcher Mitarbeiter welchen Vorgang bei sich hat und nervig hinter Belegen her telefonieren. Heute liegen mit der neuen Software alle Informationen auf Knopfdruck vor. Wir konnten mit Lieferanten Skonto neu vereinbaren und halten die Fristen nun auch ein. Viele Informationen bekommen Mitarbeiter automatisch, ohne bei uns anrufen zu müssen. Daneben werden sie beim Ausfüllen von Kostenstellen durch die Software optimal unterstützt. Prüfungen sind stressfreier, da wir nötige Belege sofort im Archiv finden. Der Ablauf bei den Eingangsrechnungen ist hervorragend, egal ob gescannt oder per Mail. Freigaben kommen über den Workflow automatisch und wir wissen immer über Vorgänge Bescheid. Selten müssen wir etwas korrigieren und die Daten werden automatisch für unsere Zentralanwendung bereit gestellt und archiviert.“

 

  • Vorgangsstatus eines Beleges auf Knopfdruck
  • Schnelle Recherche nach allen Belegen und Vorgängen
  • Einhalten von Skontofristen
  • Kostenstellen vereinfacht und fehlerfrei erfassen
  • Freigaben und Termineinhaltung über Workflow
Controlling

„Heute haben wir zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf alle Vorgänge. Die Analyse von Durchlaufzeiten lässt uns Flaschenhälse erkennen und unsere Prozesse weiter optimieren. Die Recherche nach Vorgängen, Belegen und deren Nachvollziehbarkeit ist mit der Software ein Kinderspiel.“

 

  • Schnell Kennzahlen der Geschäftsleitung liefern
  • Schnelle Recherche nach allen Belegen und Vorgängen
Datensicherheit

„Unsere Daten liegen nun zentral und damit reproduzierbar auf gesicherten Servern. Der Wildwuchs in persönlichen Email-Ordnern, Verzeichnissen auf Rechnern und Servern, auf Papier in Ablagen und Ordnern an unterschiedlichen Standorten ist vorbei. So halten wir ruhigen Gewissens die gesetzlichen Vorgaben ein. Und sind dabei in der Bearbeitung von Vorgängen sogar noch schneller geworden. Nebenbei können bei Ausscheiden eines Mitarbeiters keine wichtigen Unterlagen mehr verloren gehen.“

 

  • Zentrale Archivierung aller Schreiben und Belege
  • Einrichtung von geeigneten Benutzerrechten
Geschäftsführung

„Die Analyse hat uns wichtige Entscheidungshilfen gegeben. Das Festpreiskonzept ist perfekt, es hat uns bei der schrittweisen Implementierung Mehraufwände gedeckelt. Dies insbesondere, da aufgrund der hohen Flexibilität der Software unsere Vorstellungen der Lösung passgenau umgesetzt wurden und natürlich immer mal wieder neue Anforderungen aufgekommen sind. Heute arbeiten die Mitarbeiter sehr viel effizienter.“

 

  • Analyse als handfeste Entscheidungsgrundlage
  • Festpreiskonzept vermeidet ungeplante Mehrkosten
  • Flexibilität sichert Machbarkeit von Anforderungen
  • Höhere Effizienz
Instandsetzung

„Wir haben immer schon viele Fotos zur Dokumentation gemacht. Das Problem war, diese später wiederzufinden. Mal ist die Speicherkarte weg, mal wurden Fotos überschrieben oder schlichtweg vergessen, die Bilder an der richtigen Stelle abzulegen. Auf dem Rechner der Mitarbeiter sind sie ja kaum je zu finden. Mit unserer neuen Software haben wir auch eine Kamera erhalten. Die Fotos werden nun automatisch dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Wir konnten es kaum glauben, aber es werden bei Problemfällen sogar entsprechende Workflows automatisch gestartet!“

 

  • Mobile Datenerfassung mit Barcode-Kamera
  • Automatische Verarbeitung von Daten
  • Workflows zur Steuerung und Archivierung
IT-Abteilung

„Die zentrale Installation der Software und seiner Komponenten ist auf virtuellen Maschinen hervorragend gelöst. Client-Anwendungen sind überschaubar und können im Einzelfall ausgerollt werden. Die Einbindung der Kopiersysteme ist umfänglich und extrem anwenderfreundlich, das Display mit Wisch-Funktion hatten wir so performant nicht erwartet. Anpassungen können wir leicht vornehmen. Alle Komponenten nutzen unser LDAP System. Die Zusammenarbeit mit den Projektentwicklern klappt ausgezeichnet, insbesondere die wöchentlich Statusmeldungen in der Implementierungsphase und der Online-Zugriff auf den Implementierungsfahrplan haben uns überzeugt.“

 

  • Zentrale Installation auf virtuellen Systemen
  • Client-Anwendungen ausrollbar
  • Multifunktionssysteme perfekt einbindbar
  • Zentrale Log-Dateien sind aussagekräftig
  • Anpassungen können in Eigenregie erfolgen
Kundendienst

„Unsere Servicezettel haben wir von Hand ausgefüllt und hatten entweder Durchschreibepapier oder haben beim Kunden eine Kopie gemacht. Eine Version für uns, eine für den Kunden. Wenn wir abends ins Office gefahren sind, haben wir die Zettel abgegeben, oder eben am Folgetag, je nachdem. Der Innendienst hat das dann abgeschrieben und ggf. berechnet. Oder Ersatzteile bereit gestellt oder geordert. Ein paar Tage später sind wir dann wieder zum Kunden gefahren.

Mit unserer neuen mobilen Lösung füllen wir nur noch unseren Einsatzdetails aus, anders geht es ja auch nicht, aber die Daten liegen sofort im Büro vor und können in unsere Auftrags-Software eingelesen werden. Oft kann ich direkt beim Kunden den Folgetermin vereinbaren. So sparen wir bestimmt 2 Tage bei jedem Folgeeinsatz. Fehler beim Abschreiben meines Servicepapiers gibt es auch nicht mehr.“

 

  • Mobile Datenerfassung mit digitalem Stift oder Tablet
  • Automatische Verarbeitung von Daten
  • Ansteuern von Schnittstellen zur Datenübergabe
  • Remote Zugriff auf archivierte Unterlagen
Personalabteilung

„Zettelwirtschaft, Ordner über Ordner, auf alles achten und hinter allen Belegen her sein, das war unser zeitintensivstes Aufgabengebiet. Die neuen elektronischen Workflows und Prozesse helfen uns nun in vielen Bereichen, ob Urlaubsanträge, Ausgabe der Lohnabrechnungen oder überhaupt, die Ablage. Alles ist viel schneller verfügbar und vor allem vollständig. Und dabei ist es nicht schwieriger geworden, weil die neue Software uns alle einfachen Arbeiten abnimmt.“

 

  • Automatische Verarbeitung von Daten und Dokumenten
  • Elektronische Prozessabläufe
  • Zentrale, automatisierte Archivierung mit Recherchekriterien
Poststelle

„Bei uns haben sich gleich zwei Aufgabenfelder verändert. Bei den ausgehenden Schreiben mussten wir vorher viel manuell machen, beispielsweise gleiche Empfänger zusammen sortieren, Inland und Ausland trennen und dann das Stapeln nach Gewicht für den Frankierer wegen der unterschiedlichen Portogebühren. Heute kommen die Schreiben fertig sortiert, 1- und 2-Seiter erhalten sogar automatisch eine Werbebeilage! Der ganze Stapel kommt in den Kuvertierer, das wars mit dem Eintüten. Das Problem der Nachdrucke ist ebenfalls perfekt gelöst. Übrigens haben erste Empfänger auf Email umgestellt, die versendet unser neues System in einem Zuge automatisch.

Im Posteingang haben wir die Briefe geöffnet, gestempelt und dann in die Abteilungen verteilt. Oftmals bekamen wir Anrufe aus der Buchhaltung, ob dieses oder jenes Schreiben bereits eingetroffen sei. Teilweise haben wir in Excel Listen angelegt. Heute scannen wir ein und prüfen die Belege am Bildschirm. Die Weiterleitung erfolgt automatisch über den Workflow. Die Wertigkeit unserer Arbeit ist gestiegen, wir fühlen uns mehr als zentraler Dienstleister.“

 

  • Automatische, digitale Sortierung und Steuerung von Schreiben
  • Multi-Channel Verarbeitung bei Aus- und Eingangspost
  • Unterstützung Portooptimierung und Kuvertiersysteme
Qualitätsmanagement

„Informationen und Arbeitsanweisungen an Mitarbeiter sind für den Ablauf notwendig. Früher haben wir die Unterlagen verteilt und in Abteilungsordnern, teilweise auch digital, zum Nachlesen bereit gestellt. Aufwändig war immer den Überblick zu behalten, welche Unterlagen sind abgelaufen und müssen erneuert werden und wer ist darüber zu informieren. Nachvollziehen konnten wir fast gar nicht, ob jeder informiert ist. Heute haben wir unsere Workflows und können immer nachvollziehen, wann wer welche Information erhalten hat. Dazu erinnert uns das System, wann eine Verfahrensbeschreibung zu erneuern ist. Historie und Versionierung werden vom Archivsystem unterstützt.“

 

  • Workflows zur nachvollziehbaren Verteilung wichtiger Informationen
  • Zentrale Erstellung von Unterlagen mit Versionierung und Historie
Revisionssicherheit

„Wir haben in unserem Papierarchiv immer alles sehr sorgfältig und vollständig und in nachvollziehbarer Weise abgelegt. In der Hektik des Alltags ist es aber trotzdem hin und wieder vorgekommen, dass etwas falsch eingeheftet wurde und wir ewig suchen mussten. Das war besonders ärgerlich, wenn sowieso keine Zeit war. Bei Prüfungen haben wir immer gehofft, alle benötigten Unterlagen wieder zu finden. Das konnte natürlich auch schon mal dauern! Heute stellt die neue Software schon von Anfang an sicher, dass alles richtig archiviert wird und nachvollziehbar ist. Sogar bei Scans weiß das System hinterher, wer, wann und wo erfasst hat. Die Recherche im Archivsystem selber ist optimal, alles ist auf Knopfdruck im Zusammenhang mit allen Informationen verfügbar.“

 

  • Einbindung der Multifunktionsgeräte über Authentifizierung
  • Zentrale Belegführung mit Benutzerrechten zur Bearbeitung
  • Automatische Verarbeitung von Dokumenten
  • Ablage aller Belege mit vollständigem Informationssatz
Vertrieb

„Plastikhüllen auf allen Tischen, mal auch Mappen, wenn die Anzahl der Blätter zu groß wurde. Auf dem eigenen Tisch konnte man es ja noch halbwegs überblicken, aber bei Erkrankung oder gar Urlaub eines Kollegen ging die Sucherei richtig los. Wenn irgendetwas nicht ausgedruckt war, musste man auch noch in den Emails suchen.

Das ist heute alles vorbei. Die Anfragen liegen bereits zu Beginn in unseren elektronischen Mappen, laufen dann zielgerichtet durch den elektronischen Workflow und landen fein säuberlich im Archiv. So ist alles nachvollziehbar und wir sind immer umfänglich aussagefähig. Die gewonnene Zeit können wir gut für die Betreuung unserer Kunden verwenden und haben schon viele Aufträge zusätzlich generiert.“

 

  • Zentrale Belegführung mit Benutzerrechten im digitalen Mappensystem
  • Digitale Arbeitsabläufe mit Historie, Freigabe, Eskalation etc.
  • Automatische Verarbeitung von Dokumenten
  • Zentrale digitale Belegarchivierung
Vertriebsaußendienst

„Wir sind mit Stift und Zettel rumgelaufen und haben abends die Zahlen ins Büro gefaxt, gemailt oder gleich im System eingetragen. Dazu die Ordner mit den ganzen Unterlagen. Und über den Kunden oder zu einem Vorgang fehlte doch immer irgendwas! Ich kann mich noch an den Stapel von Besuchsberichten erinnern. Mit unserer neuen Software werden meine erfassten Daten sofort ins System gespielt, alle benötigten Informationen zu Kunden und Vorgängen finde ich im elektronischen Archiv auf Knopfdruck. Endlich kann ich mich um den Kunden kümmern.“

 

  • Mobile Datenerfassung (Aufträge, Besuchsberichte) über Tablet oder DigitalPen
  • Zugriff auf zentrale Archivierung
  • Automatische Datenübernahme
Vertriebsinnendienst

„Früher mussten wir ständig hinter irgendwelchen Belegen her sein, unsere Vorgänge bestehen aus unterschiedlichen Dokumenten und das muss vollständig sein. Bei Urlaubsvertretungen oder Sonderfällen brach halbwegs das Chaos aus. Oder wenn Unterlagen des Außendienstes fehlten! Mit der neuen Software sind alle Belege digital und sofort zusammengehörend abgelegt. Besonders klasse ist die automatische Überwachung der Vollständigkeit unserer Akten.“

 

  • Zentrale Belegführung mit Benutzerrechten
  • Automatische Verarbeitung von Dokumenten
  • Druckertreiber für Multi-Tasking
  • Intelligente Workflow-Funktionen
  • Direktzugriff auf das digitale Belegarchiv
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