Dokument-Workflow

Die perfekte Steuerung Ihrer Dokumente:

Die Integration des Workflow Moduls DocuPortal in die Document Processing Technologies löst auf besonders effiziente Weise alle Anforderungen an einen elektronischen automatisierten Workflow für Belege.

Im Rahmen der Document Processing Technologies wird DocuPortal in der Verarbeitung gescannter Eingangsbelege professionell durch den Document Processor inDOC unterstützt. Gescannte Belege oder Belege die per Fax ins Haus kommen, werden anhand der intelligenten OCR gelesen, kategorisiert und, ohne weitere manuelle Eingriffe zu erfordern, an das DocuPortal weitergeleitet. Hier startet eine Umlaufmappe, die das Beleggut an die entsprechenden Mitarbeiter/gruppen leitet. Nach Bearbeitung und Freigabe erreicht eine Eingangsrechnung beispielsweise automatisch die Buchhaltung. Dort können Sie einen Beleg erzeugen, der alle relevanten Informationen enthält, oder einen Buchungssatz für die FiBu erstellen oder den Beleg inklusive aller Zusatzinformationen archivieren.

DocuPortal bietet Ihnen zusammen mit dem Document Processor inDOC das perfekte Instrumentarium der Beleg-Eingangsverarbeitung. Gemeinsam mit den Werkzeugen der Document Processing Technologies erhalten Sie eine runde Lösung für Ihr Unternehmen.

DocuPortal näher betrachtet:

Unternehmen stehen vor zahlreichen Problemen, z.B.:

• Chaotische Dateiablage mit redundanten Dateien. Lange Suchzeiten.
• Fehlender Zugriff auf Informationen.
• Fehlende Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, z.B. für das Finanzamt.
• Fehlende Einbindung von Kunden, Partnern oder Lieferanten in Geschäftsvorgänge.
• Lange Geschäftsprozesse durch manuelle Arbeitsweisen und Medienbrüche.
• Fehlende Möglichkeit des Orts- und Zeit unabhängigen Zugriffs auf Unternehmensdaten.

Weniger erkennbar aber umso verhängnisvoller sind Organisations- und Kommunikationsprobleme innerhalb und außerhalb von Unternehmen.

All diese Probleme - vor allem mangelhaftes Informationsmanagement - werden ein Unternehmen dauerhaft in der Defensive halten und hohe Kosten verursachen.

Bereits 10 Mitarbeiter können bis 100.000 EUR Verlust im Jahr erzeugen.

DocuPortal.NET beseitigt umfassend, schnell und kostengünstig diese Probleme.

Durch eine einmalige Investition in DocuPortal.NET erreichen Sie eine deutlichere Verbesserung Ihres gesamten Unternehmens:

• Ihr Unternehmen arbeitet schneller
• Ihr Unternehmen arbeitet strukturierter
• Ihre Mitarbeiter können mehr Arbeit in der gleichen Zeit schaffen

DocuPortal.NET Version 2004 ist eine neuartige Synergie zwischen Team-basierender Zusammenarbeit (Collaboration) Dokument Management, Wissensmanagement, Business Process Management und anderen Produktsparten.

Entscheiden Sie sich nur für eine Produktsparte, lösen Sie nicht vollständig Ihre Probleme. Daher erhalten Sie mit DocuPortal.NET eine funktionell und preislich angepasste Gesamtlösung für mittelständische Unternehmen.

Die besonderen Vorteile von DocuPortal:

DocuPortal.NET Version 2005 beinhaltet eine Reihe einzigartiger Funktionen - welche vor allem in diesen Preiskategorien bislang nicht verfügbar waren.

Der Begriff "Inhalt" bezeichnet in DocuPortal.NET die Inhalte "Dokumentenablage, Dokument (Datei), Ordner, Kategorie, Umlaufmappen, Ressource, Termin, Kalender, Diskussion (Forum), Benutzerkonto, Benutzergruppe"

• Sehr schnelle Installation (5-20 Minuten, Assistentengeführt). Sehr gute Übersichtlichkeit. Einfache Begriffe. Schnelle Erlernbarkeit
  
• Vollständig Browser-basierend. Framelose Darstellung. Keine ActiveX, Java Applikation oder andere Client-Komponenten notwendig. Kommunikation nur über das Internet mit 1 Port. Erfüllung höchster Sicherheitserfordernisse.

• Der Benutzer startet nach der Anmeldung exakt an der letzten Position, an welche er vorher gearbeitet hat (Hot-Workplace)

• Schnellste Definition elektronischer Formulare zum Speichern und Recherche beliebiger Informationen (Business Object Pattern Technology)

• Mit Rendition Server viele Dateiformate direkt im Browser als Web-Grafik betrachten

• Automatische Übernahme der Meta-Informationen aus Microsoft & OpenOffice/StarOffice Dateien - Unterstützung des neuen OpenOffice 2.0 Formates

• Erzeugung von URLs auf Dateien, um diese in E-Mails oder andere Medien zu kopieren (Download-Ticket)

• Volltexterkennung aus OpenOffice/StarOffice Dateien, Microsoft Office, PDF, Text, HTML mit DCMI (Kein Microsoft Index Server erforderlich. Alles nativ)

• WebDAV = Dateien und Ordner über Netzlaufwerksbuchstaben oder Web Folder direkt mit jeder Applikation öffnen und speichern

• Alle(!) Inhalte können beliebig um Meta-Informationen ergänzt werden. Dabei können beliebige Sets an Meta-Informationen definiert werden (Schablonen)

• Alle(!) Inhalte können beliebig Terminkalender erhalten

• Alle(!) Inhalte können diskutiert werden

• Alle(!) Inhalte können gesucht und gefunden werden. Suchergebnisse zeigen die Textfragmente mit unterschiedlich farbig hervorgehobenen Suchbegriffen

• Alle(!) Inhalte werden versioniert, also z.B. auch Benutzerkonten

• Querverknüpfungen auf alle(!) Inhalte

• Alle(!) Inhalte können über Business Prozesse verarbeitet werden, z.B. bei der Erstellung eines Termins, einer Diskussion oder eines Benutzerkontos kann eine Freigabe erfolgen

• Eingabe-Überprüfung der Meta-Informationen zu Inhalten basierend auf Regular Expressions erlauben extrem individuelle Prüfungen, z.B. auf E-Mail oder bestimmte Zeichenfolgen in den Eingaben.

• Umlaufmappen für Geschäftsprozesse können beliebig viele Inhalte umfassen (und nicht nur 1 Objekt wie z.B. eine Datei wie in üblichen Systemen)

• Empfänger, Aufgabenbeschreibungen und E-Mails zu Prozessschritten können automatisch oder manuell während des aktiven Umlaufs bestimmt werden (Delegation)

• Microsoft unabhängige Technologien (z.B. native Volltexterkennung und Suche an Stelle des Microsoft Index Server) mit Perspektive auf Umstieg Linux/Unis basierend auf MONO.

Infos und Links:

Ja, ich möchte gerne weitere Informationen zu diesem Thema erhalten.